Pendekatan dan Peralatan Riset untuk Audit

Kegiatan-kegiatan personalia dievaluasi melalui riset. Beberapa pendekatan dan peralatan riset digunakan sesuai dengan ruang lingkup audit. Arti ‘riset’ kadang-kadang hanya sedikit lebih luas dari pada penyelidikan informal atau upaya pengumpulan fakta. Pada saat-saat lain, pendekatan audit bisa sangat advanced dan tergantung pada desain riset dan perhitungan statistik yang rumit. Pembahasan berikut akan menguraikan berbagai pendekatan dan peralatan riset terapan (applied research) yang umum digunakan dalam audit personalia.

1.      Pendekatan-pendekatan riset untuk audit

Paling tidak ada lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit, yaitu:

a.       Pendekatan Komparatif

Tim audit personalia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan lain (dengan divisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk membandingkan hasil kegiatan-kegiatan personalia tertentu atau program-programnya. Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

b.      Pendekatan wewenang dari luar (outside authority approach)

Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program program personalia dievaluasi. Konsultan atau penemuan-penemuan riset yang dipublikasikan dapat membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

c.       Pendekatan statistik

Dari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-satandar secara statistik dengan mana berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standari matematis ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahan semenjak hal itu masih belum serius.

d.      Pendekatan kepatuhan (compliance approach)

Melalui pengambilan sampel elemen-elemen sistem informasi personalia, tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hukum atau peraturan dan kebijaksanaan atau prosedur-prosedur perusahaan. Dengan upaya pencarian fakta ini timdapat menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan peraturan-peraturan legal atau tidak.

e.       Pendekatan MBO (Management By Objectives)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, dimana tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.

Tidak ada pendekatan audit di atas yang dapat dietrapkan pada semua bagian manajemen personalia. Pada umumnya, tim-tim audit penggunakan beberapa strategi tersebut tergantung pada kegiatan-kegiatan personalia tertentu yang dievaluasi. Langkah selanhutnya adalah memiliki peralatan-peralatan riset untuk mengumpulkan informasi audit.

2.      Peralatan-peralatan riset personalia

Untuk mengumpulkan data tentang kegiatan-kegiatan personalia perusahaan, beberapa teknik yang berfungsi sebagai peralatan pengandaan informasi tersedia. Diantara peralatan-peralatan itu adalah :

1)      Wawancara (Interview)

Wawancara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah satu sumber informasi mengenai kegiatan-kegiatan personalia. Komentar dan pendapat mereka membantu tim audit menemukan bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2)      Kuesioner dan Survei

Devartemen personalia dapat melengkapi hasil wawancara dengan kuesioner dan survei. Peralatan-peralatan ini digunakan karena wawancara adalah mahal, memakan waktu dan biasanya terbatas hanya pada sedikit orang. Melalui survei karyawan, gambaran mengenai kegiatan personalia dapat dikembangkan secara lebih akurat. Demikian juga, kuesioner bisa memberikan jawaban-jawaban yang lebih bebas dan jujur dari pada wawancara face to face.

3)      Analisa catatan

Tidak semua masalah dapat didekteksi dari sikap-sikap karyawan. Banyak masalah kadang-kadang lebih mudah ditemukan melalui analisis catatan. Review ini dilakukan untuk menjamin bahwa berbagai prosedur dan peraturan perusahaan tidak dilanggar. Catatan-catatan yang direview oleh tim audit pada umunya mencakup:

·         Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan

·         Tingkat absensi atau perputaran

·         Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui

·         Pemberian kompensasi

·         Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal

·         File karyawan

·         Studi program dan kebijaksanaan dibidang personalia

·         Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna

·         Laporan-laporan program khusus

4)      Informasi eksternal

Peralatan lain bagi tim audit adalah informasi eksternal. Informasi ini berguna sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkap prespektif lain yang tidak diperoleh dari peralatan-peralatan sebelumnya. Barangkali semua infomasi eksternal yang berarti adalah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi indutri dan profesional, hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.

5)      Percobaan personalia

Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen personalia adalah percoabaan-percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan kelompok percobaan dan kelompok pengendalian kebawah kondisi normal. Sebagai contoh departemen personalia bisa mengimplementasikan program latiha keamanan bagi separoh penyelia departemen. Seproh kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa bulan setelah latihan berakhir. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta menunjukan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.