Laporan Audit Personalia

Setelah berbagai pendekatan digunakan untuk mengetahui gambaran kegiatan-kegiatan personalia organisasi, maka agar informasi tersebut berguna perlu dikompilasikan (dikumpulkan secara tersusun) menjadi laporan audit. Laporan audit personalia adalah suatu deskrpsi komprehensif yang berisi hasil pengolahan temuan dari kegiatan audit personalia, yang mencakup baik penghargaan terhadap praktek-praktek efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan praktek-praktek yang tidak efektif. Laporan hendaknya jangan mengemukakan pernyataan kesimpulan dan saran saja, tetapi harus menggambarkan seluruh informasi yang akurat.

Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama adalah untuk para manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam departemen personalia, dan ketiga untuk manajer personalia.

1.      Laporan untuk manajer operasi

Laoran audit untuk para manajer operasi meringkas berbagai sasaran dan tanggungjawab personalia mereka. Tujuan-tujuan mereka bisa menyangkut usaha untuk mengurangi absensi atau perputaran karyawan melanjtkan pengembangan karyawana, memperbaiki hubungan manajemen serikat kerja, atau mencapai sasaran-sasaran lain. Tugas-tugas khusus yang dilaksanakan para manajer dini bisa juga dicakup. Tugas-tugas tersebut meliputi wawancara seleksi, latihan, penilaian prestasi, motivasi dan pemuasan kebutuhan karyawan.

Laporan audit ini juga mengidentifikasikan masalah-masalah personalia. Penyelewengan-penyelewengan terhadap berbagai kebijaksanaan personalia dan peraturan hubungan perburuhan dikemukakan. Praktek-praktek manajemen yang jelek disebutkan dalam laporan dengan berbagai rekomendasi untuk perbaikannnya.

2.      Laporan untuk manajer dalam departemen personalia

Para manajer spesialis yang memahami penarikan dan seleksi latihan, kompensasi, dan kegiatan-kegiatan personalia lainnya juga memerlukan umpan balik. Laporan audit yang mereka terima mungkin menyebutkan berbagai bidang tertentu dengan pelaksanaan kerja jelek atau baik. Sebagai contoh, suatu tim audit mengamati bahwa banyak pekerjaan tidak dilaksanakan dengan penempatan karyawan yang baik. Informasi ini diberikan kepada manajer latihan dan pengembangan sebagai umpan baliki dengan rekomendasi bagi perbaikan program-program selanjutnya.

3.      Laporan untuk manajer personalia

Laporan untuk manajer personalia berisi semua informasi yang diberikan kepada para manajer lini dan majaer spesialis dalam departemen personalia. Disamping itu, manajer personalia memperoleh umpan balik tentang:

1)      Sikap para manajer operasi dan karyawan terhadap pelayanan dan benefits dari departemen personalia.

2)      Masalah-masalah sumberdaya manusia dan implikasi-implikasinya.

3)      Suatu review tentang sasaran-sasaran departemen dan organisasi departemen untuk mencapai berbbagai sasaran tersebut.

4)      Berbagai rekomendasi untuk perubahan-perubahan yang diperlukan.

Dengan informasi yang dicakup dalam laporan audit, manajer personalia dapat memperoleh pandangan luas tentang fungsi personalia yang menjalankannya. Selain pemecahan masalah-masalah personalia, manajer bisa memusatkan pada bidang-bidang yang mempunyai poetensi terbesar bagi peningkatan konstribusi departemen kepada perusahaan. Dan akhirnya barangkali yang paling penting, laporan audit berfungsi sebagai pedoman untuk usaha-usaha diwaktu yang akan datang dan sebagai referensi untuk melaksanakan audit berikutnya.

Dengan pemahaman akan prestasi kerja departemen sekarang, manajer dapat menyusun rencana-rencana  jangka panjang untuk mengupgrate kegiatan-kegiatan krusial. Berbagai rencana ini mengidentifikasikan sasaran-sasaran bari bagi departemen. Dan sasaran-sasaran tersebut berfungsi sebagai standar-standar dengan mana tim audit akan mengevaluasi kegiatan-kegiatan manajemen personalia perusahaan.

4.      Isi dan cara penyusunan laporan

Laporan audit pada umunya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:

1)      Judul

2)      Daftar isi

3)      Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan eksekutif puncak.

4)      Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan sebagainya)

5)      Kesimpulan dan saran

6)      Tubuh (berisi data, fakta, pandangan, serta alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan saran.

7)      Sumber data

8)      Lampiran yang dianggap penting

Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit; disusun seringkas mungkin; tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak memihak; serta temuan dan kesimpulan secara objektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau kempabli faktan dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindankan koreksi. Oleh karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.